Uno dei problemi che ha la maggior parte delle persone è la scarsità del tempo a disposizione: spesso non si inizia a lavorare ad un progetto perché il tempo a disposizione è poco, ma ancor più spesso si parte da questo presupposto senza fare un’analisi a monte di come si utilizza il proprio tempo. Quando le persone sono impegnate in qualcosa tendono ad utilizzare tutto il tempo che hanno a disposizione. Mi spiego meglio: se durante una giornata lavorativa devo svolgere tre operazioni, ognuna delle quali richiede un’ora di tempo, ed ho ha disposizione 6 ore per eseguirle, tenderò ad utilizzare tutto il tempo che ho a disposizione.
Secondo la legge di Cyril Northcote Parkinson (un noto storico britannico degli anni ’50) “Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.”. In poche parole, più tempo avrò a disposizione e più ne sprecherò. Prova a pensare a quando andavi a scuola e si avvicinava il giorno dell’interrogazione, oppure quando a lavoro ti ritrovi a dover consegnare un lavoro entro un determinato periodo: la tua efficacia ed efficenza operativa in queste circostanze è senza dubbio aumentata, e questo perché sei motivato dal rischio di non riuscire a completare il compito, con la prospettiva di possibili conseguenze negative (bocciatura, licenziamento).
Come fare quindi per ottimizzare i tuoi processi operativi? Ti basterà fare questo semplice esercizio: quando avrai un compito da svolgere, dovrai semplicemente dare un tempo all’esecuzione del lavoro (creando una time box mentale), e considerare la scadenza del tempo che ti sarai prefissato come il termine ultimo che avrai per portarlo a termine (pensando che la non riuscita entro i termini stabiliti, per esempio, comporterà il tuo licenziamento). La time box serve quindi a creare del vincoli temporali che non sono realistici, ma danno una percezione realistica di una scadenza: in questo modo, la tua efficacia ed efficienza lavorativa aumenterà drasticamente, e riuscirai a ritagliarti del tempo prezioso per dedicarti al tuo progetto.
